ممیزی سیستم/مدیر

مدیریت محترم، جالب است بدانید چند روز پیش یک گروه ممیزی داخلی را همراهی می کردم که قرار بود پروژه ای را در انطباق با الزامات بند 7-3 استاندارد ایزو 9001 ممیزی کنند. مدیر پروژه کارشناس با تجربه و ماهر و پروژه هم یک پروژه کاملا جدید و دارای ابعاد ناشناخته ای برای سازمان بود. از آن سو ممیزین داخلی کارشناسان کم تجربه و عجولی بودند که می خواستند با انجام این ممیزی یکی از تکالیف خودشان را به انجام برسانند. فرصت اینکه تمام الزامات بند یاد شده استاندارد ممیزی شود نبود و آنچه هم ممیزی شد رضایت بخش نبود چرا که ممیزین به دنبال دریافت پاسخ هایی کاملا کلاسیک برای پرسش های مطابق با چک لیست ممیزی بودند. به عنوان مثال هر چه مدیر پروژه می گفت که بخش هایی از پروژه را به تایید کارفرما رسانده است و تصویب وی را در قالب صورت جلسه تصویب گرفته است باز ممیزین به دنبال تکمیل فرمی خاص بدین منظور بودند که روح مدیر پروژه هم از وجود چنین فرمی اطلاع نداشت.

به نظر من در چنین مواقعی که امکان ممیزی سیستمی وجود ندارد بهتر است ممیز به دنبال ارزیابی توانمندی های مدیریتی صاحب فرآیند بوده و با این هدف ممیزی را به انجام برساند، تا مشخص گردد فعالیت های صاحب فرآیند چه پپامدهایی برای سازمان به ارمغان آورده است. بسیاری از صاحبان فرآیندها کشف نقاط ضعف خود را از یک ممیز باتجربه قبول می کنند ولی دوست ندارند به آنها گفته شود که مطابق سیستم چه کار باید می کردند یا چه نباید می کردند.

اگر به تعریف ممیزی که در استاندارد ایزو ۹۰۰۰ به آن اشاره شده است رجوع نمایید درخواهید یافت که ارزیابی مبتنی بر واقعیت در کنار سیستماتیک بودن ممیزی مطرح شده است بنابراین اگر امکان ممیزی سیستماتیک نبود کافیست واقعیت های رخ داده را ارزیابی کنید.