لطفا تفاوت بین یک روش اجرایی با دستورالعمل را بیان نمایید.

قبل از پاسخ به این پرسش باید عرض شود که مشاور مدیریت در دو مقاله متفاوت با عناوین "چگونه یک روش اجرایی بنویسیم" و "چگونه یک دستورالعمل کاری بنویسیم" به تفصیل روش تدوین این دو سند مهم و قابل استفاده در سیستم های مدیریت را تشریح نموده است.

لیکن بسیاری از کاربران سیستم‏های مدیریت به خاطر نداشتن مهارت کافی در نحوه و زمان استفاده از این دو نوع سند همواره با این پرسش روبرو هستند که تفاوت این دو سند با یکدیگر چیست؟ بنابراین در این پاسخ هدف این است که تفاوت های مهم و کلیدی این دو نوع سند تشریح گردد.

هنگامی که مدیریت سازمان خواسته باشد گردش کار یک فرآیند را مدون نماید باید با تدوین یک روش اجرایی به این مهم دست یابد. معمولا یک فرآیند بین چند بخش سازمانی گردش دارد پس هنگامی که یک روش اجرایی نوشته می شود نحوه گردش کار فعالیت های مختلف و نحوه ارتباط بین قسمت های مختلف و مسئول هر فعالیت را تشریح می نماید. فرض کنید سازمان خواسته باشد نحوه گردش کار فرآیند خرید را مدون نماید. معمولا یک فرآیند خرید با صدور درخواست خرید از انبار شروع شده و پس از تایید و تصویب درخواست خرید که به ترتیب توسط مدیر مالی و مدیرعامل انجام می شود، درخواست به کارپردازی رسیده و خرید از تامین کننده ذیصلاح و منتخب صورت می گیرد.

اکنون اگر قرار باشد برای تشریح یکی از فعالیت هایی که در این فرآیند مطرح است توضیحات تکمیلی، علاوه بر آنچه در روش اجرایی (خطوط راهنمای فرآیند) آمده است، توضیح داده شود لازم است یک دستورالعمل کاری نوشته شود. به عنوان مثال در همین فرآیند خرید فرض کنید قرار باشد نحوه انتخاب تامین کننده ذیصلاح شامل ارزیابی، انتخاب و ارزیابی مجدد شرح داده شود که برای این کار نیازی به تدوین یک روش اجرایی نیست چرا که هیچ گونه گردش کاری مد نظر نمی باشد و کافیست یک دستورالعمل کاری نوشته شود.

بنابراین به طور خلاصه می توان گفت یک روش اجرایی برای تشریح گردش کار یک فرآیند و دستورالعمل کاری برای تشریح جزییات نحوه انجام یک کار خاص مورد استفاده قرار می گیرد. نمونه های زیر کاربردهای یک روش اجرایی با دستورالعمل کاری را نشان می دهد لیکن به آنها محدود نمی گردد:  

ردیف	عنوان فعالیت/فرآیند	نوع سند مورد نیاز
		روش اجرایی	دستورالعمل
1	خرید	*
2	ارزیابی تامین کننده		*
3	برنامه ریزی تولید	*
4	راه اندازی یک دستگاه		*
5	طرحریزی یک پروژه	*
6	طراحی یک مخزن نگهداری مایعات		*
7	پذیرش یک بیمار	*
8	ضدعفونی محیط اتاق عمل بیمارستان		*
9	پذیرایی از مهمان در یک رستوران	*
10	نحوه پختن چلو کباب		*
11	برگزاری یک مجلس در مسجد	*
12	دم کردن چای برای هیات عزاداری		*