آیا تمام فرم ها نیاز به کد دارند

با سلام و خسته نباشید

آیا به تمام فرمهای موجود در سازمان باید کد داد و وارم سیستم کرد؟ بعضی از فرمها بسیار فرمهای ساده ای هستند و در روند کاری هم تأثیری ندارند آیا کد ندادن به آنها نشان عدم تحت کنترل بودن مدارک هست؟ استاندارد در این مورد چی گفته؟

مشاور مدیریت به این پرسش پاسخ داده است.

نتایج ارزیابی سازمان ایزو

چندی پیش سازمان ISO به منظور بهینه کاوی (benchmarking) مدیریت کیفیت و جمع آوری بازخوردهای کاربران موجود و بالقوه استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2008 در سراسر جهان یک نظرسنجی ترتیب داد. در خبر این نظرسنجی اعلام شده بود، با جمع بندی نظرات ارایه شده گام های لازم برای بهبود این استاندارد برداشته خواهد شد و پیرو آن تغییرات مورد نیاز در این استاندارد اعمال خواهد گردید. 

نتایج این نظر سنجی از طریق سازمان ایزو منتشر شده است و اکنون و البته با کمی تاخیر مشاور مدیریت برخی از نتایج این نظرسنجی را به فارسی ترجمه کرده است. امید است مفید واقع شود.

نظرسنجی سازمان ایزو

چندی پیش سازمان ISO به منظور بهینه کاوی (benchmarking) مدیریت کیفیت و جمع آوری بازخوردهای کاربران موجود و بالقوه استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2008 در سراسر جهان یک نظرسنجی ترتیب داد. در خبر این نظرسنجی اعلام شده بود، با جمع بندی نظرات ارایه شده گام های لازم برای بهبود این استاندارد برداشته خواهد شد و پیرو آن تغییرات مورد نیاز در این استاندارد اعمال خواهد گردید. طبق قوانین ISO، تمام استانداردهای منتشر شده باید حداقل هر پنج سال یکبار مورد تجدید نظر قرار گیرند تا مشخص شود که این استانداردها مورد تایید هستند، باید بازنگری شده یا از دور خارج شوند.

مشاور مدیریت پیرو مشارکت در این نظرسنجی تصمیم گرفت با بررسی و واکاوی تعدادی از مهمترین پرسش های مطرح در این نظرسنجی نکات نهفته در آن را یافته و از طریق تدوین در این مقاله تجارب خود را با تمامی مدیرانی که استاندارد ایزو 9001 در سازمان آنها پیاده سازی شده است به اشتراک گذارد. همچنین مطالعه این مقاله به کسانی که وقت کافی برای شرکت در نظرسنجی یاد شده را ندارند کمک خواهد کرد تا حداقل با مهمترین این پرسش ها آشنا شده و درک درستی از راهبردهای سازمان ISO برای تغییرات بعدی استاندارد ایزو 9001 بدست آورند.

در این نوشتار ابتدا برخی از مهمترین پرسش های مطرح شده در نظرسنجی آورده شده و در ادامه هر پرسش نکات مرتبط با آن مورد بررسی گرفته است. پرسش های مورد نظر و مفاهیم مرتبط با هر کدام به قرار زیر است:

1- آیا سیستم مدیریت کیفیت کنونی شما به برآورده سازی نیازهای بازار و کسب و کار سازمان کمک می کند؟

سازمان های بسیاری هستند که سیستم مدیریت کیفیت خود را در مطابقت با الزامات استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2008 پیاده سازی کرده اند لیکن ممکن است برخلاف پندار خود، پیاده سازی این استاندارد را در برآورده سازی نیازهای بازار و کسب و کار خودشان مفید نیافته باشند. تحویل به موقع، هزینه پایین، کیفیت توافق شده، در دسترس بودن و یا ارایه مناسب خدمات پس از فروش از جمله نیازهای بازار و بسیاری از کسب و کارهای گوناگون است و ممکن است مدیران سازمان ها معتقد باشند که پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 هیچ گونه کمکی به برآورده شدن آنها نکرده است.

2- تا چه اندازه سیستم مدیریت کیفیت پشتیبانی کننده برای دستیابی به اهداف راهبردی سازمان است؟

مخاطب اصلی این پرسش سازمان هایی هستند که از ابزار مدیریت استراتژیک برای تدوین و اجرای راهبردهای سازمانی خود استفاده کرده اند. البته خیلی از مدیران تا کنون موفق به این مهم یعنی تعیین و اجرای استراتژی برای سازمانشان نشده اند ولی همان هایی هم که به این مهم پرداخته اند ممکن است میزان تاثیر سیستم مدیریت کیفیت، بعنوان ابزار پشتیبانی کننده برای دستیابی به اهداف استراتژی را ناچیز قلمداد نمایند.

3- تا چه اندازه سیستم مدیریت کیفیت به مدیریت ریسک در محصول یا خدمات سازمان کمک می کند؟

احتمال وقوع یک اتفاق خطرناک یا قرار گرفتن در معرض آن برای محصول یا خدمات سازمان و عواقبی که از این بابت ممکن است پدید آید از جمله توجه هایی است که سازمان ISO در این پرسش مدنظر داشته است. نظر به آنکه مقوله ریسک و مدیریت آن بیشتر در استانداردهای ایزو 14000 و ایزو 18000 مطرح است بنابراین می توان انتظار داشت شرکت کنندگان در این نظرسنجی میزان کمک استاندارد ایزو 9001 درباره مدیریت ریسک را زیاد ندانند.

4- تا چه اندازه سیستم مدیریت کیفیت بهبود سطح رضایتمندی مشتریان را تسهیل می کند؟

بندهای (1-1- ب) و (5-2) استاندارد ایزو 9001 نیازمندی افزایش رضایت مشتری را مطرح کرده است و در بند (8-2-1) این استاندارد نیز مقوله سنجش رضایت مشتری مطرح شده است. بنابراین در این پرسش نیت بر آن بوده است تا میزان تاثیر سیستم مدیریت کیفیت در بهبود میزان رضایت مشتری که یکی از دو هدف اصلی پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 در سازمان می باشد مورد سنجش قرار گیرد.

5- تا چه اندازه سیستم مدیریت کیفیت به سازمان شما مزیت رقابتی می بخشد؟

سازمان هایی که مزیت رقابتی خودشان را در بازار کسب و کار شناسایی کرده و از ابزار بسیار نیرومند برندسازی هم بهبره برده اند اهمیت طرح این پرسش از سوی سازمان ISO را به خوبی درک می کنند. اکنون این سازمان ها باید بتوانند میزان تاثیر سیستم مدیریت کیفیت در دستیابی به مزیت رقابتی را اعلام نمایند.

یادآوری: این مقاله ادامه دارد. در صورت تمایل برای در اختیار داشتن متن کامل مقاله درخواست خود را برای مشاور مدیریت ارسال فرمایید.

نماینده مدیریت کی باشه بهتره؟

یکی از سمت هایی که در استانداردهای بین المللی سیستم های مدیریتی مانند ایزو ۹۰۰۱ وجودش الزامی شده است نماینده مدیریت می باشد که باید توسط مدیر ارشد و از بین یکی از مدیران سازمان انتخاب شود. شرح وظایف نماینده مدیریت را استاندارد مشخص کرده لیکن هیچ اشاره ای نکرده است که کدام یک از مدیران بهتر است نماینده مدیریت باشد.

اما تجربه پیاده سازی، نگهداری و بهبود سیستم های مدیریتی در سازمان های مختلف نشان می دهد که بهتر است نماینده مدیریت دارای شرایط زیر باشد تا فعالیت های وی تاثیرگذاری قابل توجهی در سازمان داشته باشد:

۱- نفر دوم سازمان باشد. اگر چه معمولا این گونه افراد وقت سرخاراندن ندارند ولی حرف شنوی دیگران از آنها این نقطه ضعف را پوشش می دهد و برای کمبود وقتش هم می توان از جانشین وی برای اداره امور استفاده کرد.

۲- حتی الامکان مدیر مالی شرکت نماینده مدیریت باشد. چرا که اتصال گلوگاه هایی که می توان در سیستم مدیریتی ایجاد کرد به گلوگاه ها و ابزارهای مالی در سازمان های ایران از اثرگذاری زیادی برخوردار است.

الگویی برای بهبود مستمر

شما هم می دانید که انجمن های جهانی و منطقه ای برای رشد و توسعه اعضای خود از راهکارهای تشویقی و تنبیهی بسیار موثری استفاده می نمایند. استفاده از این راهکارها یکی از ترفندهای مدیریتی است که در سازمان های ایرانی (به ویژه سازمان های بزرگ دولتی و شبه دولتی)‌ به خوبی می توان از آنها بهره برد ولی متاسفانه به دلایل متعدد (از جمله بی ثباتی مدیریت در ایران) هیچ گونه الگو برداری از این راهکار نمی شود. 

در همین رابطه به نمونه ای که مشاور مدیریت از این راهکارهای منطقه ای و بین المللی برای افزایش تاثیر بازنگری مدیریت در سازمان ها و همچنین اجرای برنامه های بهبود مستمر استفاده می کند توجه فرمایید. الگویی برای بهبود مستمر

آمار گواهینامه های ایزو ۹۰۰۱ در ایران

سازمان ایزو در گزارش اخیر خود درباره ارزیابی وضعیت صدور گواهینامه های ایزو در سراسر دنیا آماری را در اینجا منتشر کرده است. 

نمودار زیر بر مبنای آمار ارایه شده در این گزارش برای وضعیت صدور گواهینامه های ایزو ۹۰۰۱ در ایران ترسیم شده است. در این نمودار کاهش چشمگیر تعداد گواهینامه های صادر شده را در سال های اخیر شاهد هستیم که علل مختلف و متفاوتی می تواند داشته باشد.

ارزیابی ایزو از گواهینامه های استاندارد سیستم مدیریت

تعداد گواهینامه های صادره در ۱۸۰ کشور دنیا کاهش ۱٪ (۶۸۱۲ گواهینامه) در صدور آنها از سال ۲۰۱۱ نسبت به سال گذشته آن را نشان می دهد. سه کشور چین، ایتالیا و ژاپن بیشترین مجموع گواهینامه های صادره را داشته در حالی که سه کشور ایتالیا، چین و رومانی بیشترین رشد در تعداد گواهینامه های صادره در ۲۰۱۱ را داشته اند. ادامه ...