در سازمان هایی که یکی از انواع گواهینامه­های ایزو را دریافت کرده اند عملیات کنترل و توزیع مدارک و مستندات کیفیت یکی از معضلات اصلی واحد تضمین کیفیت بوده و بیشتر وقت کارشناسان تضمین کیفیت را کارهای تکراری مربوط به توزیع مدارک تلف می نماید. همان طوری که در تصویر زیر دیده می شود فرایند کنترل مدارک و  مستندات کیفیت دارای 4 مرحله بوده و مرحله توزیع مدارک بزرگترین و دردسر سازترین این مراحل می باشد.

بدیهی است که هرچه سازمان ها وسیع تر بوده و دارای چارت سازمانی بزرگتری نیز باشند کارهایی مانند توزیع مدارک معتبر به تک تک واحدهای سازمانی و جمع آوری مدارک منسوخ و خارج از رده از این واحدها نیاز به زمان کارشناسی بیشتری داشته و طبیعتا احتمال بروز خطای انسانی را نیز بشدت بالا می برد .
بعضی از اصلی ترین مشکلات استقرار سیستم کنترل مدارک و مستندات کیفیت در سازمانها عبارتند از :

* بالا بردن شدید کاغذ بازی و بوروکراسی در سازمان ها 

* عدم انعطاف مناسب در مواقعی که تغییرات سازمانی بوجود می آید (مانند ادغام چند واحد و یا ایجاد یک واحد جدید) بطوری که انبوهی از مدارک باید منسوخ شده و تعداد زیادی زونکن با مدارک جدید باید ایجاد گردد . 

* عملیات های مربوط به تولید و کنترل مدارک عموما کارهایی تکراری بوده و خیلی زمانبر هستند بطوری که در سازمان های بزرگ ممکن است توزیع یک مدرک تا یک هفته بطول بیانجامد.

* در سازمان هایی که دارای شعب متعدد (یا کارخانه و دفتر مرکزی) هستند تحت کنترل داشتن مدارک معتبر در واحدها و شعب مختلف کاری زمانبر و پر دردسر بوده و در عین حال احتمال بروز خطای انسانی نیز بالا می باشد.

* عملیات تهیه کپی از مدارک معتبر؛ زدن مهر سبز؛ زدن مهر مسوخ؛ تهیه فهرست اصلی مدارک؛ آماده کردن زونکن مدارک واحدها و ..... کارهایی غیر کارشناسی بوده و کارشناسان تضمین کیفیت از انجام این کارهای چندان رضایتی ندارند چرا که اعتقاد دارند این عملیات را یک نفر معمولی هم می تواند انجام دهد و احتیاجی به کارشناس ایزو شدن نیست.

* در اکثر سازمان ها تحت کنترل داشتن چندین کپی از مدارک معتبر در واحدهای سازمانی یک دردسر بزرگ بوده و عموما در ممیزی های داخلی و خارجی مشکل ساز می باشد.برای مشاهده ادامه مطلب روی عکس کلیک کنید.