دستور جلسه

تقریبا تمامی جلساتی که بدون دستور جلسه برگزار می شوند بدون اثربخشی لازم به پایان می رسند. در این گونه جلسات از هر دری سخن به میان می آید و بدون توجه به هدف جلسه تصمیم های نامناسب اتخاذ می گردد. تنظیم، اطلاع رسانی و متعهد بودن به دستور جلسه به سادگی می تواند اثربخشی جلسات را بهبود بخشد. یک دستور جلسه مناسب باید شامل موارد زیر باشد لیکن به آنها محدود نمی گردد:

• عنوان جلسه
• تاریخ برگزاری
• محل برگزاری
• ساعت شروع
• مدت جلسه
• نام دعوت شدگان به جلسه
• نام دبیر جلسه
• تاریخ توزیع دستور جلسه
• وجود دستور جلسه " بازنگری مفاد صورت جلسه قبل" بعنوان اولین دستور جلسه
• تاکید بر حضور در جلسه راس زمان اعلام شده به منظور افزایش کیفیت جلسه 

اطلاعات بیشتر را در اینجا مطالعه نمایید.

فهرست حاضرین جلسه

مدیریت گرامی، حتما استحضار دارید که معمولا عدم حضور به موقع اعضای جلسه یکی از دلایل ناکارآمدی جلسات است. برخی از اعضای جلسه دیر به جلسه می آیند و تعدادی هم به دلایل موجه و غیر موجه حضور پیدا نمی کنند. اگر برای جلسات آیین نامه ای تدوین شده باشد و در آن حداقل تعداد لازم برای به رسمیت رسیدن جلسه مشخص شده باشد دبیر جلسه موظف است با حضور این تعداد از اعضای جلسه به آن رسمیت داده و جلسه را شروع کند. قطعا مصوبات این گونه جلسات (ادامه . . .) 

چگونه یک صورت جلسه بنویسیم

مدیر گرامی، همان گونه که مستحضر هستید تنظیم صورت جلسات یکی از  ارکان مهم مدیریت جلسات می باشد. اگر صورت جلسات به درستی تنظیم نشوند بسیاری از تصمیم هایی که در جلسات مدیریتی سازمان شما گرفته می شود به دست فراموشی سپرده شده و از خاطر می رود. علاوه بر این مستندسازی به موقع و درست مصوبات جلسات و ثبت، نگهداری و اندازه گیری میزان دستیابی به آنها باعث می گردد زمان صرف شده شما که از جمله گرانبهاترین سرمایه های سازمان است کاملا کارآمد و اثربخش گردد. خواهشمند است مقرر فرمایید برای اطلاع از نحوه تنظیم یک صورت جلسه مناسب سازمانی نکات مطرح در مقاله "چگونه یک صورت جلسه بد ننویسیم" که توسط مشاور مدیریت  تدوین شده است مورد بهره برداری قرار گیرد.همچنین دراختیار گذاشتن تجارب گرانبهای شما مدیر گرامی در این رابطه باعث پربار تر شدن این مقاله خواهد شد.  

تدوین ابزار مدیریت جلسات شروع شد

مدیر گرامی، اگر در سازمان خود به دنبال ایجاد سامانه ای برای مستندسازی، ثبت و پیگیری صورت جلسات تصمیم های خود هستید از توصیه های مطرح در ابزار مدیریت جلسات که مشاور مدیریت در راستای ماموریت حرفه ای خود گام های اولیه را برای تدوین الزامات این ابزار برداشته است استفاده فرمایید. شما می توانید نتایج این حرکت رو به رشد را در اینجا مشاهده فرمایید. خواهشمند است مقرر فرمایید نقطه نظرات آن مدیریت محترم در این رابطه امر به ابلاغ گردد.