پلک ها ابزاری برای مدیریت زمان

یکی از فنونی که استفاده آن در مدیریت زمان مورد توصیه و تاکید قرار می گیرد کار کردن با تمرکز فراوان روی تنها یک موضوع و سپس ایجاد فاصله ای مناسب برای شروع کار بعدی است. من که خود این فن را بارها و بارها آزموده ام و به تاثیر فراوان آن تاکید دارم وقتی یافته های جدید پژوهشگران را مطالعه می کردم فهمیدم که مغز نیز عملکرد مدیریت شده ای روی زمان دارد و با استراحت های فوق العاده سریع در حد ۰.۴ ثانیه! تمرکز روی مسایل جدید را همراهی می کند و البته این کار را با ابزاری به نام پلک انجام می دهد. اگر چه این یافته ها هنوز در حد تئوری است ولی برای من کافیست که بیش از گذشته خودم را با فرمول «کار - استراحت – کار» اجین نمایم.

در تئوری مطرح شده دانشمندان دریافتند پلک زدن چیزی فراتر از یک عملکرد محافظتی برای کره چشم‌ها است و حالا یک نقش شناختی مهم هم برایش در نظر گرفته شده است. با توجه به مشاهدات اخیر، پژوهشگران این تئوری را مطرح کردند که پلک زدن به منزله راهی برای استراحت‌های مغزی فوق‌ العاده سریع و تمرکز دادن ذهنیت ما روی مسائل جدید است. ادامه ...

مدیریت زمان را جدی بگیرید

چند وقتی هست برای یکی از مدیران عامل اقداماتی را به منظور مدیریت زمان فعالیت های روزانه، هفتگی و ماهانه ایشان شروع کرده ام. طی این مدت به نتایج خوبی که برای این مدیر محترم نیز قابل قبول و کاربردی بوده است، رسیده ایم. مواردی مانند:

- تجمیع فهرست فعالیت های اولویت داری که ایشان باید بعنوان مدیر ارشد سازمان شخصا پیگیری آنها را دنبال نماید. (یکی از نقاط تجمعی مطرح در مدیریت زمان)

- مدون شدن برنامه جلسات مستمر و موردی با زمانبندی مشخص

- برگزاری جلسات مطابق برنامه از پیش تعیین شده با حدود 80% انطباق زمانی

- دسته بندی تعریف شده کارتابل های روزانه (یکی دیگر از نقاط تجمعی مطرح در مدیریت زمان)

- دستیابی مناسب به میز پاک (میزی که روی آن هیچ سندی به جز آنچه در حال حاضر باید روی آن کار شود وجود نداشته باشد).

- طراحی چک لیستی برای حصول اطمینان از فراموش نشدن برخی فعالیت های کنترلی

یادآوری مهم: این نکته نیز نباید از قلم بیفتد که در تمام جلسات من با مدیرعامل محترم، مسئول دفتر ایشان نیز حضور دارند. بنابراین می توان نتیجه گرفت اعمال مباحث مدیریت زمان برای یک مدیرعامل بدون همراهی مسئول دفتر (یا منشی) به هیچ عنوان میسر نیست.

نوشته های بیشتر مشاور مدیریت در مقوله مدیریت زمان را در اینجا مطالعه نمایید.

آیا شما چند کاره هستید؟

آیا واقعا فکر می کنید که می توانید چندین کار را به صورت همزمان (Multitask) انجام دهید؟ یا فکر می کنید که می توانید بین چندین کار جابه جا شوید و سوییچ کنید؟ اگر جز این دسته از افراد هستید، این تمرین به شما نشان خواهد داد که انجام دادن همزمان چندین کار نه تنها هنر و استعداد نیست، بلکه افسانه ای است که باعث کاهش کارآیی و بهره وری شما می شود.

23 راه برای اینکه هر روز 23 دقیقه در وقت خود صرفه‌جویی کنید

همه ما به دنبال راه‌هایی می‌گردیم تا در وقت خود صرفه‌جویی کنیم. فرقی نمی‌کند میزان هر صرفه‌جویی چقدر باشد، چراکه دقیقه‌ها روی هم انباشته می‌شوند و در طول هفته و ماه و سال، به چندین ساعت بالغ خواهند شد. با روزی 1 دقیقه صرفه‌جویی به کمک هر یک از این راه‌کارها می‌توانید هفته‌ای 2 ساعت و 40 دقیقه، و سالی 140 ساعت صرفه‌جویی کنید. تازه اگر خودتان تعداد بیشتری را به این فهرست اضافه نکنید! 

اما از کجا باید شروع کرد؟ بهترین راه این است که برای انجام کارهای روتین، روش‌های بهینه را انتخاب کنید و یادآوری آنها را به عهده تلفن هوشمند خود بگذارید؛ و در عین حال چیزهای اضافه را از ذهن خود به روی کاغذ یا تلفن منتقل کنید، تا بتوانید با خیال راحت‌تری به کارهای اصلی بپردازید. حذف برخی موارد هم ضروری است. در ادامه مطلب با ما همراه باشید.

بهترین تسک منیجر دنیا...!

تسک منیجر چیه؟ نرم‌افزار یا اپلیکیشنی که میشه به کمک اون وظایف و برنامه‌های روزانه رو یادداشت و مدیریت کرد. در واقع نسخه‌ی نرم‌افزاری کاغد و خودکار خودمونه که البته هنوز هم خیلی ها ترجیح میدن از همون روش سنتی استفاده کنند. تنوع این نرم‌افزارها خیلی بالاست و توی سطوح مختلف وجود داره. از RTM که دیگه امکانی رو نمیشه تصور کنید که روی اون نباشه یا Gnotes که یه اپ ساده‌ی اندویدیه که حداقل‌های مورد نیاز رو در اختیارتون قرار میده. ادامه ...

نرم افزارمدیریت زمان و افزایش بهره وری شخصی

PomodoroApp یک نرم افزار رایگان با امکانات حرفه ای برای افزایش بهره وری شخصی با استفاده از تکنیک های Pomodoro است. تکنیک Pomodoro یک متد ساده و موثر در مدیریت زمان است که توسط Francesco Cirillo در دهه 1980 خلق شد. این متد هم اکنون توسط تیم های حرفه ای و افراد مختلف در سراسر دنیا تجربه شده است. ادامه ...

مدیریت کارها با استفاده از جیمیل

جیمیل برای داشتن یک زندگی منظم تر ساخته شده است. بنابراین به وسیله ابزارهایش به شما کمک می کند تا کارهای روزانه را هم با آن مدیریت و سازماندهی کنید. منظور از کارهای روزانه می تواند هر چیزی باشد. هر یک از ما در طول روز کارهای مختلفی را انجام می دهیم. هر چقدر بهتر بتوانیم کارهای روزانه و برنامه های بلند مدت مان را مدیریت کنیم احتمال موفق شدن در مسیر مورد نظر بیشتر خواهد بود. اما برای استفاده از سیستم های مدیریت کار، نیاز نیست حتما اهداف بزرگی داشته باشید و مسوولیت های بزرگ به عهده تان باشد. هر کسی با استفاده از این روش ها می تواند تاثیر فوق العاده آنها را مشاهده کند.

به کلمه «کار» یا «تسک - Task» دقت کنید. کار می تواند هر چیزی باشد. برای مثال امروز باید برای خرید بیرون بروید. لیست خرید شما شامل: تخم مرغ، خمیردندان و سیب زمینی، «کارهایی» است که باید انجام بدهید. خواندن فصل سوم کتاب درسی ریاضی هم یک کار محسوب می شود. در این قسمت یاد خواهید گرفت که چگونه می توان از جیمیل و امکانات اش برای مدیریت «کارها» استفاده کرد.

دو شیوه برای استفاده از جیمیل جهت مدیریت کارها وجود دارد که هر یک مزایا، معایب و طرفداران خود را دارد. یکی استفاده از فیلترها و لیبل های جیمیل برای لیست کردن کارها است و روش جدیدتر، گزینه Tasks در جیمیل است که به صورت جداگانه می توانید به مدیریت کارهایتان بپردازید. ادامه ...