تجربه ای جدید از اعتماد کردن بدون مستندات

امروز به دعوت یکی از مدیران کارفرما رفتم به جلسه کمیته فروش یک ساعت و نیم به حرفاشون گوش کردم تا تموم بشه... جلسه که تموم شد یکی از حاضرین بهم گفت شما قرار بوده چیزی بگی که اومدی توی جلسه! گفتم من دعوت شدم ولی مثل اینکه اشتباهی رخ داده و موضوع مرتبط با دعوت من در بحث های جلسه نیست... همه به هم نگاه کردن و یه سری چیزهایی سرهم شد! من که نفهمیدم چرا این طوری شد...؟ این هم نتیجه اعتماد...! 

بیخود نیست توی سیستم های مدیریت این همه به بحث ارتباطات داخلی و خارجی و از این جور حرف ها تاکید میشه... واسه اینه که وقتمون تلف نشه دیگه... حالا هی بگید ایزو به چه دردی می خوره؟! یک بار هم که شده به بند ارتباطات داخلی توجه بیشتری بکنید لطفا...!

آموزش یا یادگیری مساله این است

بهم گفت دوست دارم تو تعیین نیازهای آموزشی مدیرانم با ما همکاری داشته باشی و حتی نیازهای آموزشی خودم رو هم تعیین کنی! گفتم این خیلی خوبه که به عنوان یک مدیر متوجه اهمیت امر آموزش شدی ولی کافی نیست و باید این رو هم درک کنی که تعیین نیاز آموزشی و رفع اون تنها یکی از ورودی های فرآیند یادگیری هست...

صحبت هامون گل انداخت و رفتیم به این سمت این که نوشتن، قصه گفتن، خودآموزی، حل مساله، الگوسازی از بهترین ها، ایده داشتن، دسته بندی کردن، معاشرت با افراد خلاق و نوآور، کارآفرینی، بازخورد گرفتن، سفر به جاهای جدید، شمردن نعمت ها، پرهیز از قواعد گذشته و ساختن قوانین جدید، تصویر سازی ذهنی، حتی خوشمزگی و مواردی از این دست همگی می تونه به یادگیری که هدف اصلی آموزش هستش کمک کنه! 

همه منظورم این بود که تعیین نیاز آموزشی بخشی از راهه! راهی که الزاما نباید با آموزش دادن تموم بشه...! مهم یادگرفتنه و همه راه هایی که گفتم در کنار آموزش می تونه راهگشا باشه! سختش بود قبول کنه... از هر طرف که می گرفتمش می رفت سمت آموزش...!

ایزو و کنترل کیفیت آماری

ممیزی صدور گواهینامه ایزو 9001 و 22000 در حال انجامه... ممیز داره راجع به فنون آماری واسه تحلیل ضایعات و مسایل سلامت مواد غذایی می پرسه... همکاران واحد کنترل کیفیت و سلامت سازمان کارفرما خوشبختانه به خوبی به توصیه های بنده گوش کردند و نمودارهای کنترلی را ترسیم و تحلیل کرده اند.... ممیز هم در حال اظهار فضل هست که معنی و مفهوم این نمودارها اله و بله ...! یکی نیست بهش بگه بنده خدا تو که توی دانشگاه کلی واحد درسی برای کنترل کیفیت آماری پاس کردی باید خودت رو با این بندگان خدا مقایسه کنی! 

باز هم توی دلم گفتم خدا رو شکر همین استاندارد ایزو هست که بعضی ها به خاطر پیاده سازی اون مجبور می شن بخشی از بحث های کنترل کیفیت آماری رو یاد بگیرن و انجام بدن... باز هم بگید ایزو اله و بله و بدرد این مملکت نمی خوره!

ایزو گرفتن چه آسان! مدیر شدن چه مشکل

حدود یک سالی هست بعنوان مشاور دارم باهشون کار می کنم که دوتا استاندارد از خانواده استانداردهای ایزو رو پیاده سازی کرده و گواهینامه بگیرن.... چند روز آینده ممیزی نهایی داریم و به احتمال 99% گواهینامه شونو دریافت می کنن! (بسلامتی!) ولی هنوز بلد نیستند بسیاری از کارهای کیفیتی رو به درستی انجام بدن! ... مثلا

- نمی تونن فرایندهاشون رو به درستی شناسایی و تعاملات آنها را مستند و مدیریت کنند.

- نمی تونن داده های مناسبی از عملکرد  فرایندهاشون رو جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنند.

- نمی تونن چند خط صورت جلسه ناقابل بنویسند.

- وقتی یک گزارش کارشناسی می نویسند خجالت می کشی اونو به جایی یا کسی ارایه بدی!

- ایمیل هاشون رو به صورت خودکار مدیریت نمی کنند و وقتی بهشون ایمیل می زنی باید یک پیامک هم بدی تا برن ایمیل شون رو ببینن!

- محصول تولید می کنن بدون تاریخ تولید .... ! می گن هر وقت خواستیم بفروشیم تاریخ می زنیم!

- البته خیلی هم اصرار دارند که گواهینامه ایزو بگیرن! زود هم بگیرن! ارزون هم دربیاد...

خدا لعنت کنه اونی رو که گرفتن گواهینامه ایزو به این شکل رو توی این مملکت به ارمغان گذاشت. آخه پدر آمرزیده اگه گواهینامه گرفتن دردی رو دوا می کرد خود ایزو اونو اجباری می کرد.

ایزو 9001 بدون توجه به مشتری نوبره والا!

بالاخره بعد از کلی درخواست و پیگیری تونستیم برنامه زمانبندی پروژه را از شرکت مهندسی مشاور بگیریم. نگاهی که به برنامه انداختم دیدم که اصول اولیه تنظیم یک برنامه زمانبندی در اون رعایت نشده! رفتم سراغ قرارداد متاسفانه دیدم با قرارداد و زمان شروع و پایان مطرح در قرارداد هم سازگاری نداره!

خیلی عجیبه یک شرکت مهندسی مشاور با کلی ادعا و دک و پز! و با کلی کارشناس و مدیر و ... نتونه یک برنامه زمانبندی واسه پروژه چند ده میلیونی اش بده! کاشکی کارش هم سرموقع تحویل می داد. تا الان که از زمانبندی عقبه! امیدوارم بتونیم باهشون به تعاملی مناسب برسیم. متاسفانه وقتی تو جلسات هم شرکت می کنند حواسشون نیست که هم بهشون گوش می کنیم و هم مرتب در حال نقد گفته هاشون، مستنداتشون و رفتارشون هستیم.

اگر چه واسه شرکتشون ایزو 9001 گرفتن ولی کاشکی به خاص بودن برخی از فرایندهاشون توجه می کردن و رویه ای واسه بازخورد گرفتن از کارفرماهاشون هم می داشتند...

... تا نظر شما چی باشه!

کار از دم ابزار پیش میره

چند وقتی است یکی از مدیران عامل ازم خواسته گزارش های آماری سازمانش را بررسی و تحلیل کنم. واحدی مستقل که زیر نظر حوزه مدیریت فعالیت می کنه مسئول جمع آوری آمار و اطلاعات است. بماند که به سختی آمارها را جمع آوری می کنه و واحدهای مختلف باهش همکاری خوبی ندارند ولی اخیرا متوجه شدم که خود این واحد نیز نقاط ضعف فراوانی داره...!

کارشناس این واحد دقتش در محاسبات و تنظیم گزارش های آماری پایینه! ضمن اینکه فرد بی تجربه ای است که تازه از دانشگاه فارغ التحصیل شده، به نظرم می رسه کارش رو هم با لذت انجام نمی ده و اگه ازش بپرسی بین این کار و کار دیگری که علاقه داره مختار به تصمیم گیری هست، حتما اون کار دیگه رو انتخاب می کنه...! سازمان رو زیاد نمی شناسه و متوجه نیست که اعداد و ارقامی که بهش می دن وقتی کنار هم قرار بگیرند چه معنی و مفهومی دارند. تحلیل که قربونش برم اصلا!

حالا من موندم و یک دنیا ارقام خام و نمودارهای بهم ریخته که باید این ها رو سرجمع کنم و یک تحلیل بزارم روش و بدم به مدیرعامل.... ! حتما این کار رو می کنم ولی اصلا متوجه نشدم که چرا واسه کار به این مهمی چنین فردی رو استخدام کردن! البته بنده خدا آدم دلسوزیه ولی کافی نیست. به نظر من واحدهای بازرسی کننده و تحلیلگر در سازمان ها باید از کارشناسان خبره و با تجربه استفاده کنن ولی افسوس که بسیاری از سازمان های ایرانی همیشه با چراغ خاموش حرکت می کنند و فقط و فقط به فکر کم کردن هزینه های کوتاه مدت هستند....

استانداردهای بین المللی و تنبلی

چندبار واسش توضیح دادم که یک چک لیست ممیزی استاندارد چه طوری طراحی و تنظیم می شه، حتی وقتی دیدم موضوع رو نگرفته یک نمونه واسش فرستادم... چند روز پیش بهم زنگ زده میگه نمیشه اینجوری و انجوری کنم تا اینقدر چک لیست درست کردن واسم سخت نباشه....! چندبار دیگه هم واسش توضیح دادم که این جوری که تو میگی دیگه اسمش چک لیست استاندارد نیست.

به نظر من کارکردن با استانداردهای بین المللی واسه کسایی که تنبل و راحت طلبن اصولا روشی است که راه بجایی نمی بره! الحمدالله که ما هم توی این مملکت چیزی که زیاد داریم تنبلیه و استانداردهای بین المللی که مثل خیلی چیزای دیگه بی رویه و حساب و کتاب وارد کردیم و ریختیم تا ملت حالشو ببرن!