علل تاخیر پروژه ها

مدیریت محترم، همان گونه که قبلا عرض شد تاخیر پروژه طی مدت قرارداد، از تفاضل درصد پیشرفت واقعی پروژه با آنچه برنامه ریزی و پیش بینی شده است بدست می آید و برای محاسبه تاخیر پروژه در زمان های بعد از سپری شدن مدت قرارداد از فرمول معرفی شده در این قسمت استفاده می گردد. لیکن تاخیر پروژه یک سازمان همواره از دو نوع علت برخوردار است که می توان این دو  نوع علت را علل درون سازمانی و برون سازمانی نامگذاری کرد.

کمبود دانش فنی، ضعف نقدینگی، عدم بهره وری منابع انسانی پروژه، برآورد نادرست حجم کار از جمله علل درون سازمانی تاخیر یک پروژه محسوب می شوند و مواردی نظیر عدم دریافت به موقع اطلاعات، انتظار برای تصمیم کارفرمای پروژه، تاخیر در پرداخت حق الزحمه، افزایش محدوده پروژه را می توان از جمله علل برون سازمانی برشمرد.

مدیر پروژه تنها می تواند از بروز علل درون سازمانی جلوگیری نماید تا پروژه بدین خاطر با تاخیر همراه نشود لیکن حذف علل برون سازمانی از حیطه اختیارات مدیر پروژه خارج بوده و همراهی کارفرمای پروژه را طلب می کند. البته مدیر پروژه با تجربه با اتخاذ تدابیر لازم در ابتدای پروژه و یا هنگام عقد قرارداد سعی می کند علل احتمالی برون سازمانی تاخیر پروژه را پیش بینی کرده و اقدامات اصلاحی لازم را در قرارداد تحت عنوان شرایط خصوص پیمان به گونه پیش بینی نماید که حداقل ضرر به پروژه وارد شود. 

یادآوری: نوع سومی از علل بالقوه تاخیر هم وجود دارد که در قراردادها از آن تحت عنوان فورس ماژور یا حوادث غیرمترقبه یاد می شود. شرایط نامناسب جوی، زلزله، تعطیلات پیش بینی نشده و مانند این ها از جمله علل بالقوه تاخیر پروژه می توانند باشند که برای جلوگیری از بروز و یا رفع آنها از دست هیچ یک از طرفین قرارداد کاری بر نمی آید و تنها اقدامی موثری که در این باره می توان انجام داد آن است که در قرارداد شرایط و پیش بینی های لازم اندیشیده شود تا طرفین قرارداد در صورت بروز آنها متضرر نشوند.

گاهی اوقات و به دلایل مختلف احجام کارهای تعریف شده در قرارداد از سوی کارفرما افزایش می یابد یا اینکه فعالیت های جدیدی در دستور کار قرار می گیرد. در این مواقع کارفرما متعهد می شود با افزایش مبلغ حق الزحمه قرارداد (معمولا تا 25% مبلغ اولیه) دامنه کاری قرارداد را افزایش دهد. نکته دارای اهمیت در این شرایط این است که نباید پروژه را با برنامه زمانبندی اولیه ادامه داد و لازم است برنامه زمانبندی بازنگری شده و متناسب با شرایط جدید به روز آوری گردد. مهم آن است قبل از به روز آوری برنامه زمانبندی پروژه تاخیرهای قبلی بوجود آمده تعیین تکلیف گردد. در رابطه با نحوه طبقه بندی تاخیر های پروژه مطالب مناسبی در اینجا آمده است که توجه شما مدیر گرامی را به مطالعه آنها جلب می نمایم.

شرح تصویری استاندارد ایزو ۹۰۰۱

مدیر گرامی، حتما تا کنون برای شما یا همکاران محترمتان گاهی پیش آمده است که لازم باشد سیستم مدیریت خود را در مطابقت با الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در یکی از همایش های درون یا برون سازمانی تشریح نمایید. معمولا برای ارایه سخنرانی در چنین همایشی سعی می شود از تصاویر مرتبط با متن استفاده گردد تا سخنرانی ارایه شده یا مقاله منتشر شده از محتوای قابل توجهی برخوردار شود. 

به منظور پاسخ دادن به این نیازمندی، مشاور مدیریت از چند وقت گذشته به دنبال جمع آوری و مناسب سازی تصاویری بوده است تا کمکی هر چند ناچیز به شما سروران گرامی بنماید. بنابراین به اطلاع می رساند هم اینک شما می توانید با رجوع به وب سایت مشاور مدیریت و بازگشایی قسمت متن استاندارد ایزو ۹۰۰۱ علاوه بر در اختیار داشتن متن استاندارد ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۰۸ از تصاویر مرتبط با برخی از الزامات این استاندارد بهره مند شوید.  

لازم به ذکر است مجموعه تصاویر ثبت شده در این قسمت در حال تکمیل و به روز آوری می باشد. از این رو خواهمشند است مشاور مدیریت را از دریافت نقطه نظرات خود به منظور بهبود محروم نسازید. 

توصیه هایی برای پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱

مدیریت محترم، برای پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 در سازمان لازم است مراحل مشخص شده ای را دنبال نمایید. معمولا در اولین گام قراردادی با مشاور ذیصلاح منعقد می گردد و سپس مشاور تمامی مراحل پروژه طراحی و پیاده سازی استاندارد را طرحریزی و مدیریت خواهد نمود.
 البته سازمان هایی بوده اند که بدون انعقاد قرارداد با مشاور خود راسا نسبت به این امر مبادرت ورزیده اند و البته با مشکلات زیادی روبرو شده اند و هزینه های پنهان قابل توجهی نظیر تکرار ممیزی صدور گواهینامه را نیز متحمل شده اند. 

توصیه های ایزو 9001 که مشاور مدیریت آنها را تدوین نموده است توضیحات کاملی در رابطه با مراحل پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 را برای شما به ارمغان آورده است. همچنین شما می توانید متن کامل استاندارد ایزو 9001 را که به صورت مصور درآمده است روی وب سایت مشاور مدیریت ملاحظه نمایید.
 خواهشمند است مطلب مطرح شده، همراه با پیوندهایی که در این مطلب به آنها ارجاع داده شده است را مطالعه فرمایید. پس آنگاه و در صورت نیاز برای رفع ابهامات احتمالی از تماس با مشاور مدیریت دریغ نفرمایید.

ممیزی داخلی یا رفع تکلیف

مدیریت محترم، آیا می دانید بسیاری از خدایان سیستم های مدیریت معتقد هستند ممیزی داخلی یکی از ارکان مهم این سیستم هاست و باید با برنامه ریزی قبلی و حداقل سالی یک بار انجام پذیرد.

اگر چه ممیزی داخلی یکی از الزامات استانداردهای خانواده ایزو 9000 است لیکن به نظر بنده این الزام تنها در سازمان هایی که به بلوغ مناسبی در حوزه پیاده سازی سیستم مدیریت خود رسیده اند از جایگاه لازم برخوردار است و انجام آن در سازمان هایی که سیستم مدیریت آنها تنها کاریکاتور یک سیستم بالغ است معنی ندارد و نباید هر چند وقت یک بار وقت مدیریت و کارکنان سازمان برای انجام ممیزی داخلی تلف شود.

هنگامی که مدیریت ارشد بدون ممیزی نقاط ضعف و قوت سازمان خود را می شناسد و می داند که ابزار مناسب برای از بین بردن نقاط ضعف و قوی تر کردن نقاط قوت را به همراه ندارد و یا به خوبی از آنها استفاده نمی نماید چه لزومی دارد ممیزی داخلی را در برنامه های سازمانی خود قرار دهد و برای انجام آن هزینه نماید.

تجربه نشان داده است عوامل مختلفی باعث می گردد ممیزی های داخلی معمولا اثربخش نباشند و در صورت برطرف نشدن این عوامل انجام طبق عادت ممیزی، امری بیهوده و تلف کننده وقت و از همه مهمتر بی اعتقاد شدن کارکنان سازمان به اثربخشی پیاده سازی سیستم مدیریت می گردد. عوامل تاثیر گذار در اثربخش نبودن ممیزی های داخلی در ادامه مشخص شده است لیکن به آنها محدود نمی گردد:  

- رفع نکردن علل عدم اجرای ممیزی داخلی مطابق برنامه ریزی انجام شده،  

- عدم استفاده از ممیزین ذیصلاح،  

- بکارنبستن رویکرد فرآیندی در ممیزی و تمرکز بر ممیزی مستندات سیستم مدیریت به صورت جزیره ای،  

- بی تاثیر بودن نتایج ممیزی در ارزیابی عملکرد سازمانی، 

- تنظیم نامناسب و غیرحرفه ای گزارش های ممیزی شامل مصادیق عدم انطباق های صادر شده، 

- پاسخگو نبودن مدیریت ارشد سازمان در ممیزی های داخلی.

برنامه ریزی و انجام ممیزی های داخلی تنها دستاوردی که برای سازمان، صرف نظر از هزینه های پنهان اجرای آن به همراه دارد مقدار متنهابهی عدم انطباق بجا و نابجا است که روی دست مدیریت سازمان تلنبار می شود و معمولا بدون آنکه سوابق این عدم انطباق ها سبب ساز بهبود سیستم مدیریت گردد عواقب ناگوار و ناخواسته ای را با خود به همراه می آورد.

کتاب رایگان بهینه سازی ساختار وب سایت

مدیریت محترم، ممکن است سازمان شما نیز دارای وب سایت فعال باشد و یا تصمیم داشته باشید به یک وب سایت فعال دست یابید بنابراین پیشنهاد می شود این متن را مطالعه و به منظور فعال سازی یک وب سایت برای سازمان خود کتاب معرفی شده را دریافت نمایید.

آیا می دانید که تغییرات جزئی در ساختار سایتتان می تواند تاثیر بسزائی در رتبه شما در گوگل داشته باشد؟
آیا می دانید بیش از 85% کاربران سایت را موتور های جستجو ایجاد می کنند؟
آیا می دانید با رعایت نکردن نکاتی کاملاً جزئی قرار گیری در رتبه های خوب را از دست می دهید؟
در این کتاب یاد می گیرید که:
- چگونه وب سایت خود را پیاده سازی کنید تا موتور های جستجو به سادگی بتوانند وبسایت شما را ایندکس کنند.
- چگونه کاری کنید تا موتور های جستجو بیشتر به سایت شما علاقه مند شوند.
چگونه کاری کنید در رتبه های بهتری در نتایج جستجو قرار بگیرید.
- روش های نوین معرفی سایت در راه صحیح کدام است.

ممیزی سیستم/مدیر

مدیریت محترم، جالب است بدانید چند روز پیش یک گروه ممیزی داخلی را همراهی می کردم که قرار بود پروژه ای را در انطباق با الزامات بند 7-3 استاندارد ایزو 9001 ممیزی کنند. مدیر پروژه کارشناس با تجربه و ماهر و پروژه هم یک پروژه کاملا جدید و دارای ابعاد ناشناخته ای برای سازمان بود. از آن سو ممیزین داخلی کارشناسان کم تجربه و عجولی بودند که می خواستند با انجام این ممیزی یکی از تکالیف خودشان را به انجام برسانند. فرصت اینکه تمام الزامات بند یاد شده استاندارد ممیزی شود نبود و آنچه هم ممیزی شد رضایت بخش نبود چرا که ممیزین به دنبال دریافت پاسخ هایی کاملا کلاسیک برای پرسش های مطابق با چک لیست ممیزی بودند. به عنوان مثال هر چه مدیر پروژه می گفت که بخش هایی از پروژه را به تایید کارفرما رسانده است و تصویب وی را در قالب صورت جلسه تصویب گرفته است باز ممیزین به دنبال تکمیل فرمی خاص بدین منظور بودند که روح مدیر پروژه هم از وجود چنین فرمی اطلاع نداشت.

به نظر من در چنین مواقعی که امکان ممیزی سیستمی وجود ندارد بهتر است ممیز به دنبال ارزیابی توانمندی های مدیریتی صاحب فرآیند بوده و با این هدف ممیزی را به انجام برساند، تا مشخص گردد فعالیت های صاحب فرآیند چه پپامدهایی برای سازمان به ارمغان آورده است. بسیاری از صاحبان فرآیندها کشف نقاط ضعف خود را از یک ممیز باتجربه قبول می کنند ولی دوست ندارند به آنها گفته شود که مطابق سیستم چه کار باید می کردند یا چه نباید می کردند.

اگر به تعریف ممیزی که در استاندارد ایزو ۹۰۰۰ به آن اشاره شده است رجوع نمایید درخواهید یافت که ارزیابی مبتنی بر واقعیت در کنار سیستماتیک بودن ممیزی مطرح شده است بنابراین اگر امکان ممیزی سیستماتیک نبود کافیست واقعیت های رخ داده را ارزیابی کنید.  

مهمان خدا